Koszt alternatywny zarządu: Dlaczego wciąż jesteś asystentem własnej księgowości?
Zróbmy krótki rachunek sumienia. Zastanów się, ile razy w minionym miesiącu musiałeś napisać do handlowca, żeby dosłał skan faktury za hotel? Ile razy księgowa dzwoniła do Ciebie z pytaniem, czy wydatek na sprzęt to koszt operacyjny tego, czy tamtego projektu? Ile czasu spędziłeś na sprawdzaniu, czy wszystkie dokumenty na pewno spłynęły do biura rachunkowego przed 20. dniem miesiąca?
Jeśli odpowiedź brzmi "więcej niż zero", to mam dla Ciebie brutalną prawdę: nie posiadasz zewnętrznego partnera finansowego. Posiadasz dodatkowy etat, za który w dodatku sam komuś płacisz.
Twój czas to najdroższy zasób w firmie
W ekonomii i zarządzaniu biznesem istnieje pojęcie kosztu alternatywnego (ang. opportunity cost). To potencjalny zysk, który tracisz, wybierając jedno działanie zamiast drugiego. Jako Właściciel lub Prezes spółki, Twoja stawka godzinowa jest (a przynajmniej powinna być) najwyższa w całej organizacji. Twoim zadaniem jest strategia, relacje z kluczowymi klientami, sprzedaż i pilnowanie płynności finansowej.
Tymczasem tradycyjne księgowanie zmusza zarząd do mikrozarządzania. Zamiast rozwijać firmę, zamieniasz się w wewnętrznego windykatora i gońca. Przeszukujesz maile, logujesz się do systemów, pobierasz PDF-y. Tracisz dziesiątki godzin miesięcznie na gaszenie administracyjnych pożarów.
Przeliczmy ten ukryty koszt na twarde liczby: Załóżmy, że godzina Twojej pracy operacyjnej jest warta 300 zł netto (to i tak bardzo ostrożne założenie dla CEO rosnącej spółki). Jeśli tracisz zaledwie 10 godzin miesięcznie na wyjaśnianie spraw księgowych, szukanie faktur i porządkowanie chaosu, kosztuje to Twoją firmę 3 000 zł netto miesięcznie. To 36 000 zł rocznie wyrzuconych w błoto. To pieniądze, które przepalasz niezależnie od tego, jaką stawkę płacisz na fakturze swojemu obecnemu biuru rachunkowemu.
Syndrom "Elastycznej" Księgowej i śmieciowych danych
Dlaczego w ogóle dochodzi do takiej sytuacji? Ponieważ większość szybko rosnących spółek tkwi w modelu "toksycznej elastyczności".
Księgowa pozwala Ci donosić dokumenty z opóźnieniem. Pozwala na bałagan w systemie. Teoretycznie wydaje się, że robi Ci przysługę, ale w praktyce ten brak rygoru oznacza, że ostateczna odpowiedzialność za kompletność danych spada na Ciebie. Jeśli zależy Ci na poprawnych wynikach, musisz stale nadzorować ten chaos. Brak twardego systemu oznacza pracę na tzw. śmieciowych danych – a na takich fundamentach nie da się podejmować strategicznych decyzji o zatrudnianiu czy inwestycjach.
Studium przypadku: Od chaosu do 15 godzin odzyskanego czasu
Niedawno zgłosiła się do nas firma (agencja B2B, ok. 25 pracowników), której zarząd dosłownie tonął w papierologii. Prezes każdego 15. dnia miesiąca wyłączał się z pracy operacyjnej na dwa dni, by kompletować i opisywać faktury z różnych działów.
Dopiero nasz Audyt Startowy obnażył problem: księgowość była pasywnym "wklepywaczem" danych. Po przejściu pod skrzydła Nomos Finance wdrożyliśmy bezwzględny, ustrukturyzowany proces obiegu dokumentów. Narzuciliśmy ramy, w których to pracownicy dostarczają dane w zautomatyzowany sposób. Efekt? Prezes odzyskał 15 godzin w miesiącu, które natychmiast przekierował na zamykanie kluczowych kontraktów, a my przejęliśmy całkowitą odpowiedzialność za proces księgowy.
Księgowość zarządcza: Przejmujemy operacyjny ciężar
W Nomos Finance uważamy, że obowiązkiem zewnętrznego partnera finansowego jest uwolnienie czasu decydenta.
Nie jesteśmy "elastyczni", bo w finansach elastyczność to synonim chaosu. Narzucamy rygorystyczny system od pierwszego dnia współpracy. Dlaczego? Ponieważ tylko twarde zasady pozwalają zautomatyzować administrację.
Nasi klienci nie muszą pamiętać o deadlinach. Zamiast biegać za dokumentami, Prezes otrzymuje od nas Pulpit Menadżera z aktualnymi, twardymi wynikami firmy zawsze do 7. dnia roboczego miesiąca. Bez mikrozarządzania. Z pełną świadomością, że kontrola nad rentownością spółki jest w rękach ekspertów.
Zmierz swój poziom administracyjnego bólu
Zanim znowu otworzysz skrzynkę mailową w poszukiwaniu zaginionej faktury za paliwo, zweryfikuj, czy Twój obecny model zarządzania finansami nie stał się kulą u nogi Twojej firmy.
Pobierz naszą bezpłatną Checklistę: [5 sygnałów, że Twoja księgowa traci kontrolę nad firmą, a Ty dowiesz się o tym za późno].
W 3 minuty sprawdzisz, czy organizacyjny chaos zagraża Twojej płynności.
A jeśli od dawna czujesz, że przerosłeś swoje biuro rachunkowe i masz dość bycia asystentem własnej firmy – porozmawiajmy. Umów się na płatny Audyt Startowy, podczas którego prześwietlimy Twoje procesy i sprawdzimy, czy Twój biznes kwalifikuje się do pracy w rygorystycznym standardzie Nomos Finance.
Podobne artykuły
